Cara melindungi dokumen dan pdf dengan kata laluan dengan Office

Microsoft Office membolehkan anda menyulitkan dokumen dan fail PDf anda, yang memberi anda kemampuan untuk melindungi dokumen anda dengan kata laluan. Dengan kata lain, jika anda menetapkan kata laluan pada dokumen, maka tidak ada yang akan membukanya tanpanya.

Dalam artikel hari ini, kami akan menunjukkan cara melindungi dokumen dan fail PDF dengan kata laluan. Arahan dibuat di Office 2016 tetapi juga akan berfungsi untuk versi pejabat yang lain.

Seberapa selamat melindungi dokumen dengan kata laluan?

Sebelumnya, dari Office 95 hingga Office 2003, skema enkripsi sangat lemah dan dapat dengan mudah dilewati dengan perisian retak kata laluan.

Di Office 2007 dan ke atas, Microsoft memandang keselamatan dengan lebih serius dan beralih ke Advanced Encryption Standard (AES). Sekarang, jika anda menetapkan kata laluan untuk dokumen, sangat sukar untuk memecahkannya, dan secara teori dokumen anda akan selamat sepenuhnya.

Dalam perlindungan dokumen, anda boleh menetapkan kata laluan untuk mengedit dokumen. Maksudnya, seseorang yang tidak mempunyai kata laluan akan dapat melihat dokumen, tetapi tidak dapat mengedit. Jenis perlindungan ini dapat dikompromikan dan dihilangkan dengan mudah. Oleh itu, jika anda menetapkan kata laluan, maka adalah wajar untuk keseluruhan dokumen.

Peringatan kedua: penyulitan kata laluan berfungsi dengan baik jika anda menyimpan dokumen dalam format moden seperti docx. Sekiranya anda menyimpan dokumen dalam format lama seperti doc - pejabat akan menggunakan jenis enkripsi lama dan lemah.

Secara umum, jika anda menyimpan dokumen dalam format moden dan menetapkan kata laluan untuk keseluruhan dokumen, dokumen anda selamat.

Cara melindungi dokumen Office dengan kata laluan

Untuk melindungi, iaitu menetapkan kata laluan untuk sebarang dokumen Office, anda perlu membukanya terlebih dahulu (ini mungkin "paling sukar" 🙂). Tidak menjadi masalah jika anda membuka Word, Excel, PowerPoint atau Access. Dalam dokumen terbuka, pergi ke "Fail" di kiri atas => Maklumat => klik pada butang "Perlindungan Dokumen" => Enkripsi menggunakan kata laluan.

Dalam Word, butang ini adalah "Protect Document", di Excel - "Protect Workbook", di PowerPoint - "Protect Presentation", di Microsoft Access - Password Protection. Tetapi di sekitar butang ini terdapat dalam "Detail".

Juga, dengan menggunakan butang ini, anda hanya boleh menyekat penyuntingan sehingga orang yang tidak mempunyai kata laluan dapat melihat dokumen tersebut, tetapi tidak dapat mengedit. Untuk melakukan ini, pilih "Hadkan Penyuntingan". Tetapi seperti yang dinyatakan di atas, ia tidak selamat.

Buat dan masukkan kata laluan, kemudian klik "OK". Semakin kompleks kata laluan, semakin sukar untuk mencarinya, jika anda memasukkan ulang tahun anda sebagai kata laluan, maka jangan terkejut jika ia dibuka tanpa masalah. Walaupun dengan cara ini anda akan membuat bawahan ingat ketika anda mempunyai hari lahir birthday Sebaiknya gunakan nombor, huruf dan tanda untuk menyimpan semuanya.

Sekiranya anda terlupa kata laluan anda, lupakan dokumen tersebut, sangat sukar untuk memecahkannya ...

Di tetingkap pengesahan, masukkan kata laluan sekali lagi dan klik "OK"

Sekarang simpan dan tutup dokumen, dan jika anda membukanya lagi, anda akan diminta kata laluan untuk membukanya.

Untuk membuang kata laluan - pergi ke "File" => Maklumat => klik pada "Perlindungan dokumen" => Enkripsi menggunakan kata laluan => kosongkan bidang kata laluan dan klik "OK" => kata laluan akan dikeluarkan dari dokumen.

Cara membuat fail PDF yang dilindungi kata laluan

Anda juga boleh mengeksport dokumen Office ke fail PDF, dan melindunginya dengan kata laluan.

Buka dokumen Office (Word, Excel, PowerPoint) => pergi ke "File" => Eksport => Buat dokumen PDF / XPS => klik pada butang "Buat PDF / XPS"

Di tetingkap yang terbuka, pilih "Pilihan" => centang kotak "Enkripsi dokumen dengan kata laluan" dan klik "OK"

Buat dan masukkan kata laluan dalam "Kata Laluan" dan "Pengesahan" => klik "OK". Cobalah untuk tidak melupakannya, agar tidak mengalami hobi yang "menyenangkan" dengan topik "Tebak sehingga saya dapat menulis di sini."

Pilih lokasi untuk menyimpan fail PDF dan klik Terbitkan.

Sekarang cari fail PDF yang disimpan dan cuba membukanya, apabila anda membukanya, anda akan diminta kata laluan.

Fungsi ini akan membolehkan anda melindungi dokumen penting. Itu sahaja untuk hari ini, jika ada penambahan - tulis komen! Selamat mencuba 🙂